a) Określ, co należy zrobić i co członek rady/parlamentu ma osiągnąć. Określ, co ma być delegowane, jaki wynik oczekujesz lub jaką metodę pracy zastosuje członek rady/parlamentu.
b) Wyjaśnij, jak powstało zadanie i jak koresponduje z oddziałem i organizacją.
c) Określ, czego nie wolno robić. Wyznacz jasne granice tego, czego nie chcesz, aby członek rady/parlamentu robił.
a) Zidentyfikuj osobę najlepiej wykwalifikowaną do wykonania zadania i zdecyduj, czy ma na to czas i motywację. Niech członek rady/parlamentu wyrazi swoje zadanie na temat okoliczności delegowania.
b) Możesz również wybrać osobę, która Twoim zdaniem jest pasywna i niekompetentna. Jeśli jednak zdefiniujesz dokładnie, co ma zostać osiągnięte, możesz być zaskoczony. Takie delegowanie możesz wtedy traktować jako rewizję swojej subiektywnej oceny cech danego członka rady/parlamentu.
a) Delegujesz wystarczające uprawnienia do działania. Określ parametry środków informacyjnych, finansowych, ludzkich itp. Poproś członka rady/parlamentu o zaproponowanie, ile środków będzie potrzebnych do wykonania zadania.
b) Określ, w jakim stopniu członek rady/parlamentu powinien być zaangażowany. Jaki czas jest zarezerwowany i jak często mają byś wykonywane działania.
a) Delegowanie nie odbywa się w próżni. Nie tylko zarząd i członek zarządu/parlamentu powinni wiedzieć, co zostało delegowane i jakie uprawnienia zostały przyznane, ale wszyscy pozostali też powinni być o tym poinformowani.
a) Zdefiniuj ciągłą i regularną kontrolę. W szczególności, w takich okolicznościach, kiedy członek zarządu/parlamentu musi składać Ci sprawozdanie z postępów w realizacji zadania. Należy jednak uważać na nadmierną i przepełnioną kontrolę, która może demotywować członka rady/parlamentu.
b) Unikaj delegowania, do góry, tj. nie cofaj zadań już raz delegowanych. Jeśli pojawi się problem, nalegaj, aby podwładny zaproponował rozwiązanie. Wyjaśnij od początku, że jeśli podwładny będzie chciał z Tobą omówić problem, musi zawsze przyjść z przygotowaną propozycją rozwiązania.
c) Zdefiniuj kryteria oceny.
d) W przypadku niepowodzenia zadania omów przyczyny. Nie obwiniaj członka rady/parlamentu. Nawet przez pomyłkę członek rady/parlamentu może uczyć się i zdobywać doświadczenie niezbędne do dalszego samorozwoju.
Przejrzyj swoje działania związane z pracą i zdefiniuj, co możesz delegować od razu. Skoncentruj się na niektórych obszarach, w szczególności na:
1. Wszystkich rutynowych zadaniach
2. Bieżących, powtarzających się zadaniach, pozwalających na okresowe kontrole.
3. Jednorazowych zadaniach, które delegujemy i kontrolujemy.
Delegowanie jest kompetencją kierownictwa do prowadzenia członka zarządu / parlamentu do realizacji jego celów oraz celów całej organizacji. Skuteczne delegowanie wymaga zrozumienia procesów zachodzących w organizacji, znajomości uprawnień i odpowiedzialności własnej i podwładnych. Delegowanie zapewnia wewnętrzne narzędzie do rozwijania kompetencji i potencjału członków rad/parlamentów. Dlatego jest rozumiane nie tylko jako narzędzie oszczędzające czas.