a) Definujte, čo sa má urobiť a čo má člen rady/parlamentu dosiahnuť. Vymedzte, čo má byť delegované, čo očakávate, že bude výsledkom alebo akú metódu práce bude člen rady/parlamentu sledovať.
b) Objasnite, ako úloha vznikla a ako zapadá do oddelenia a organizácie.
c) Definujte čo sa urobiť nesmie. Vymedzte jasné hranice toho, čo nechcete, aby člen rady/parlamentu urobil.
a) Určite osobu najlepšie spôsobilú na vykonanie úlohy a rozhodnite, či má čas a je motivovaná na to, aby ju vykonala. Nechajte člena rady/parlamentu, nech sa k úlohe a okolnostiam delegovania vyjadrí.
b) Môžete tiež vybrať osobu, o ktorej máte dojem, že je pasívna a nekompetentná. Pokiaľ však presne definujete, čo sa má dosiahnuť, môže vás daný jedinec prekvapiť. Takéto delegovanie môžete potom chápať ako revíziu vášho subjektívneho posúdenia kvalít daného člena rady/parlamentu.
a) Delegujete dostatočné oprávnenie konať. Určite parametre informačných zdrojov, finančných, ľudských a pod. Nechajte člena rady/parlamentu, nech sám navrhne koľko zdrojov bude potrebné na splnenie úlohy.
b) Určite na koľko sa má člen rady/parlamentu úlohy angažovať. Aký čas má vyhradený a akú frekvenciu aktivít má robiť.
a) Delegovanie sa neodohráva vo vzduchoprázdne. Nielen vedenie a člen rady/parlamentu potrebujú vedieť, čo bolo delegované a koľko právomoci bolo poskytnutých, ale potrebuje byť informovaný aj každý ďalší, koho by sa to mohlo týkať.
a) Definujte priebežnú a pravidelnú kontrolu. Najmä za akých okolností vám musí člen rady/parlamentu podávať správy o postupe riešenia úlohy. Avšak pozor na premrštenú a prepadovú kontrolu, ktorá môže člena rady/parlamentu demotivovať.
b) Zabráňte delegovaniu hore, teda raz delegované úlohy si neberte späť na vybavenie. Ak sa objaví problém, trvajte na tom, aby podriadený navrhol jeho riešenie. Už od začiatku si vyjasnite, že pokiaľ podriadený bude chcieť s Vami prediskutovať problém, príde vždy už s pripraveným odporúčaním na jeho riešenie.
c) Definujte kritériá hodnotenia.
d) V prípade neúspechu pri plnení úlohy, preberte príčiny. Neobviňujte člen rady/parlamentu. Aj z chyby sa môže člen rady/parlamentu poučiť a získať potrebnú skúsenosť pre ďalší sebarozvoj.
Prejdite svoju pracovnú činnosť a definujte, čo môžete okamžite delegovať. Zamerajte sa predovšetkým na nasledujúce oblasti.
1. Všetky rutinné úlohy
2. Trvalé úlohy, ktoré sa periodicky opakujú, umožňujúce periodickú kontrolu.
3. Jednorazové úlohy, ktoré jednorazovo zadávame a kontrolujeme.
Delegovanie predstavuje kompetenciu vedenia viesť člena rady/parlamentu k splneniu ich cieľov a cieľov celej organizácie. Efektívne delegovanie vyžaduje pochopenie procesov v organizácii, znalosť právomocí a zodpovedností svojich a podriadených. Delegovanie prináša vnútorný nástroj pre rozvoj kompetencií a potencionálov členov rady/parlamentu. Chápe sa teda nielen ako nástroj, ktorým sa šetrí čas.